Tidsstyring i det moderne samfund. Hvorfor folk ikke har tid nok, og hvordan de lærer at følge med i alt. Grundlæggende regler for effektiv forvaltning af en midlertidig ressource. Tidsstyring er evnen til at kontrollere mængden af tid brugt på bestemte aktiviteter, styre det klogt, analysere effektiviteten af dit arbejde og finde yderligere ressourcer og derved øge produktiviteten. Sådanne færdigheder giver en person mulighed for ikke kun at følge med de planlagte aktiviteter, men at gøre det effektivt og have det sjovt. Den videnskab, der studerer processen med at planlægge og styre sin egen eller andres tidsressource, kaldes tidsstyring.
Behovet for tidsstyring
Spørgsmålet om tidsstyring på statsniveau opstod og begyndte for alvor at blive undersøgt i Rusland tilbage i 1920'erne. Der blev foreslået forskellige teorier og metoder til at øge aktivitetens effektivitet, herunder ved at organisere den enkelte persons personlige effektivitet.
I 70'erne i det tyvende århundrede blev ideen introduceret om, at det personlige tidsstyringssystem skulle være baseret på individets effektive tænkning, som skal udvikles. Først i 2007 dukkede en afdeling for tidsstyring op på et af Moskvas universiteter. På den ene side er tid ikke en ubegrænset ressource, så det er ikke overraskende, at vi ofte mangler det. Men på den anden side er tiden den samme for alle på dagen. Så hvorfor formår nogle med samme pris at gøre meget mere end andre, og som følge heraf få et højere resultat? Det handler ikke om antallet af timer, men effektiviteten af deres brug.
Mange tager fejl ved at tro, at tidsstyring kun er nødvendig for ledere på arbejdet og mennesker, der patologisk ikke gør noget. Faktisk skal alle lære kunsten at styre deres tid for ikke kun at få succes i arbejdet, men også i livet. Tidsstyrings opgave er ikke at drive dig ind i en eller anden form for rammer. Tværtimod giver planlægning dig mulighed for at udvide denne ramme, da du ikke selv bemærker, hvor meget tid, hvis den bruges korrekt, kan frigøres. For at mestre videnskaben om tidsstyring vil det tage nogle uger for nogen og måneder for andre. Det hele afhænger af flere faktorer:
- Viljestyrke … Uden denne karaktertræk er det i princippet svært at opnå nogen resultater. Derfor, hvis noget ikke fungerede første gang, er det ikke nødvendigt at give op. Du skal finde ud af, hvorfor det ikke lykkedes, og gøre det igen.
- Tidligere planlægningsevner … Hvis en person ved, hvordan man planlægger nogle af sine handlinger, for eksempel shopping, rekreation, afholdelse af begivenheder, bør han være bekendt med de grundlæggende principper for planlægning. I dette tilfælde vil det være lettere for ham at lære at styre tid end for en, der lever improviseret hele sit liv. Ikke desto mindre er intet umuligt for den anden kategori af mennesker, det kan bare tage lidt længere tid.
- Support … Hvor ofte gør en person noget for virksomheden: starter eller holder op med at ryge, går i fitnesscenter, deltager i begivenheder. Det er meget vigtigt at have støtte fra sine kære. Derfor, hvis hele teamet eller hele familien træffer en beslutning om at forstå tidsstyringen, vil resultatet blive opnået meget hurtigere.
Tabu, når du planlægger din tid
Inden du lærer at styre din tid, skal du analysere, hvad det tager 24 timer. Efter at have krøllet mindst en af din dag i timer og minutter, kan du se, at det meste af den dyrebare ressource er spildt.
Lad os overveje de vigtigste tabuer i tidsstyring:
- Lang søvn … Du kan ikke gå nogen steder - du skal sove, så du har styrken til effektivt at bruge resten af tiden. Sund søvn er 8 timer. Men at sove før frokost er en uklog tidsstyring.
- Telefonsamtaler … Telefonen både sparer og spilder din tid. På den ene side kan information modtages eller transmitteres hurtigere. Men på den anden side tager tom snak nogle gange det meste af dagen væk.
- Ser tv og spiller spil … Selvfølgelig skal du hvile, og alle forstår betydningen af dette ord på deres egen måde. Men at se den næste serie eller en ny "shooter" vil hverken kunne oplade med ny styrke eller være nyttig.
- Dårlige vaner … Mennesker med usunde vaner som rygning tager meget tid i løbet af dagen til at holde røgpauser. Det ser ud til at drikke en kop kaffe eller ryge er et spørgsmål om 2-3 minutter, men vores dag består af disse minutter.
Alle kan finde et par flere punkter i deres rutine, hvor de bruger deres tid og prøve at fjerne dem fra deres liv eller i det mindste reducere dem. Jo før en person forstår dette, jo hurtigere lærer han at værdsætte og bruge sin tid klogt.
Råd! Det er ikke nødvendigt at fortryde den tid, der er gået. Dette er en helt ubrugelig øvelse, da den ikke kommer tilbage. Det er bedre at lære fra nu af ikke at tillade dets ubrugelige affald.
Funktioner i undervisning i tidsstyring
Der er forskellige teknikker, der lærer det grundlæggende i tidsstyring. En masse tematiske oplysninger om dette spørgsmål kan findes på Internettet. Men det er bedre, når en professionel vil dele hemmelighederne med dig. Den øgede efterspørgsel efter undersøgelse af dette spørgsmål skaber et udbud. Og i dag i vores land trykkes litteratur i store mængder, og der afholdes forskellige uddannelser i tidsstyring.
Træning er en af de undervisningsmetoder, der giver dig mulighed for at tilegne dig den nødvendige viden, færdigheder og evner gennem direkte praktisk træning. Dens enorme fordel er, at eleven ikke kun opfatter alle angivne oplysninger, men umiddelbart kan anvende den viden, der er opnået i praksis. Der er live kommunikation med træneren og med en gruppe ligesindede.
På trods af at de grundlæggende principper for tidsstyring er de samme, kan træninger struktureres på forskellige måder. Hver træner bestemmer selv, hvordan det bliver lettere for ham at formidle sin oplevelse til det uddannede publikum. Time management klasser tilbyder en række regler eller aktiviteter, der bør følges for at hjælpe med at udvikle evnen til at styre tid.
Men du skal forstå, at turen til selve uddannelsen, selvom den udføres af en højt kvalificeret specialist, uden indsats fra dens side vil være ubrugelig. Planlægning, opdeling af planer i vigtige og ikke så vigtige, hastende og forsinkede - alt dette skal gøres på egen hånd.
En anden mere tilgængelig måde at få information om, hvordan man håndterer liv og tid, er specialiseret litteratur. Mange bøger er blevet skrevet om dette emne af både udenlandske og indenlandske forfattere. Mange af dem er ledertrænere, så du kan sætte dig ind i materialet, inden du går på den relevante uddannelse. Fordelen ved bogen i forhold til træningssessionen er den lavere pris, evnen til at læse den på et passende tidspunkt og genlæse den, lave noter.
Populære bøger i 2016, der fortæller dig, hvordan du effektivt håndterer tid er:
- "Maksimal koncentration". Skrevet af Lucy Joe Palladino;
- "En let måde at stoppe med at udsætte." Skrevet af Neil Fiore;
- "Musen og udyret". Skrevet af Yana Frank;
- "Essentialisme". Skrevet af Greg McKeon;
- "Sådan får du ordnet tingene." Skrevet af David Allen;
- Time Drive. Forfatter Gleb Arkhangelsky;
- “365 dage med en kreativ person. Dagbog ". Skrevet af Yana Frank;
- "Godt år. Markedsfører er ugentligt ". Indsendt af Igor Mann;
- "Sådan arbejder du 4 timer om ugen". Skrevet af Tim Ferris;
- "Kunsten at blive ved". Skrevet af Alan Lacaine.
Grundlæggende regler for effektiv tidsstyring
Hvis en person tog det første skridt, så problemet med forkert planlægning af sin tid og ønsker at løse det i den nærmeste fremtid, så er det nødvendigt at forstå nogle hemmeligheder ved tidsstyring. Følgende retningslinjer guider dig til, hvordan du administrerer din tid korrekt.
Fjernelse af "tilfælde-parasitter"
Udfordringen er at analysere din dag og planlægge den så detaljeret som muligt. Det er nødvendigt at nedskrive ikke kun nyttige gerninger, der er gennemført. Dette bør også omfatte afslapning, kommunikation og andre aktiviteter. Nu skal du markere de punkter, der kan spare tid uden skader. Det er "parasit tilfælde", der stjæler dyrebare minutter. For at udelukke alle ubrugelige aktiviteter skal du analysere mere end en af dine dage, men resultatet lader ikke vente på sig. Hvis du bruger en uge på din huskeliste, kan du spare meget mere tid i fremtiden ved at fjerne unødvendige ting fra din tidsplan.
Planlægning af et skema
Ved at fjerne "parasit tilfælde" fra din tidsplan, kan du starte rationel tidsplanlægning. Succesfulde mennesker planlægger konstant deres tid og øger dermed produktiviteten af deres aktiviteter.
Planlægning bør ikke udføres i dit hoved, men på papir. Det er ligegyldigt om det er en læderindbundet dagbog eller et enkelt stykke papir. Det er nødvendigt at skrive sagerne i rækkefølge efter deres betydning. Hvis der opstår en ny opgave i løbet af dagen, skal den også skrives ind i din plan under hensyntagen til prioriteten i forhold til den tidligere planlagte. Afsluttede sager bør slettes fra listen. Det giver styrke og stimulerer til frugtbar aktivitet.
Planlægning bør være fra mere til mindre. Fra planerne for året, gå gnidningsløst til planer for hver dag. Der bør fastsættes specifikke frister for hver opgave.
I træning i tidsstyring anbefaler trænere ofte at tegne et træ som legemliggørelsen af det store hovedmål. Grenene, der strækker sig fra det, er små opgaver, der skal løses på vejen til at opnå det. Hver gren kan forgrenes mange gange, indtil opgaverne er opdelt i små, klare og forståelige. Selvfølgelig er det ikke nødvendigt at tegne træer, når du planlægger hver dag, men at visualisere din plan er det værd. Der er en 10/90 regel i tidsstyring. Det er formuleret som følger: 10% af den tid, du bruger på at planlægge en opgave, sparer 90% af den tid, det tager at fuldføre den.
Opbygning af viljestyrke
Det er ikke nok at lære at planlægge din tid korrekt. Det er nødvendigt at følge den skitserede plan. Men det sker ofte, at du om morgenen stod op med ondt i hovedet og ikke ønskede at lave øvelser; kom træt hjem fra arbejde og gik ikke på kurser; din yndlingsfilm er på tv, og du har ændret aftalen. At organisere din dag begynder med at organisere dig selv. Hvis det i første omgang er svært at ofre at se dit yndlingsprogram, kan du se det ved at sætte fjernsynet i køkkenet og lave mad på dette tidspunkt. Hvis du ikke har lyst til at lave dit planlagte løb om morgenen i regnvejr, kan du tage din musikafspiller med, og dit humør vil stige. Det er ikke nødvendigt at opgive de planlagte sager, det er værd at lede efter et kompromis og opfylde dem med glæde.
Prioritering
Den sværeste del af kunsten at styre din tid er at prioritere korrekt, fremhæve hovedmålet og de sekundære. Dette giver dig mulighed for korrekt at arrangere opgaver på listen.
Efter at have identificeret hovedopgaverne, er det nødvendigt at analysere, hvilke konsekvenser der vil opstå, hvis de udføres eller ikke udføres til tiden. Hvis du markerer det vigtigste korrekt, kan du se, at overtrædelsen af fristerne for gennemførelsen af hovedopgaven vil have alvorlige konsekvenser.
De vigtigste og vanskeligste ting gøres bedst om morgenen. I disse timer hviler hjernen, bevidstheden er klar, opmærksomheden er maksimalt koncentreret. Der er situationer, hvor der er planlagt mindre tid til at fuldføre en opgave, end der faktisk bruges af grunde, der ikke kan kontrolleres af en person. Derfor, hvis du planlægger vigtige ting til eftermiddagen, bliver de muligvis ikke udført i tide, hvilket vil resultere i alvorlige konsekvenser.
Alle sager kan betinget opdeles i fire grupper: hastende og vigtige; vigtigt, men ikke presserende; haster, men ikke vigtigt; ikke presserende og ikke særlig vigtigt. Det anbefales at indtaste ting i din dagbog i følgende rækkefølge:
- vigtigt og presserende;
- haster, men mindre vigtigt;
- vigtigt, men ikke presserende;
- Andet.
Ifølge en af reglerne for tidsstyring (Pareto -regel 20/80) kan korrekt prioritering spare op til 80% af ressourcerne. Det er formuleret som følger: 20% af de aktiviteter, der bruges på hovedopgaverne, bringer 80% af effektiviteten; til gengæld vil 80% af den aktivitet, der bruges på gennemførelsen af ubetydelige opgaver, kun bringe 20% af resultatet. Dette tyder igen på, at det er nødvendigt at kunne fremhæve det vigtige og kassere det unødvendige.
Bestemmelse af arbejdsvilkår
For at udvikle evnen til at styre tid skal du angive klare deadlines for hver opgave. Ellers kan det udsættes på ubestemt tid. Efter at have en bestemt frist for at udføre en opgave, stræber en person efter at være i tide. Dette fremgår af elevernes øgede produktivitet dagen før sessionen, dette eksempel er ofte givet under træningssessioner. Nogle gange er det nyttigt at sætte sådanne deadlines på egen hånd for at koncentrere sig så meget som muligt om udførelsen af opgaven, for at mobilisere alt dit potentiale. Overforbrug ikke eksperimenter med deadlines. Dette kan føre til overbelastning, tab af styrke og andre negative konsekvenser. Til gengæld hjælper arbejdet, som det kommer ind, ikke kun med at spare tid, men også energi. Hvis alle de mindre vanskeligheder, der opstår på vej til hovedmålet, løses, når de kommer, har de ikke tid til at blive til en snebold af uopløselige problemer. Hvis alle opgaverne er udført, men styrken og tiden tillader dig at klare den ekstra opgave, er det ikke nødvendigt at udsætte den. Efter at have afsluttet opgaven i dag, planlagt til i morgen, vil en person være sikker på, at han vil have tid til at fuldføre alle de aktiviteter, der er planlagt til den næste dag. Du bør ikke udsætte afslutningen af sager, der er startet i dag og ikke afsluttet inden for den frist, der er fastsat for dig selv. Enhver opgave løses hurtigere, så længe du er fokuseret på den. Ved at udsætte færdiggørelsen af arbejdet til i morgen tvinger en person sig selv til at justere og fokusere på det, og det er tidskrævende.
Delegering og automatisering
Der er ingen grund til at være bange for hjælp. Desuden, hvis der er mulighed for at overlade udførelsen af opgaver til en anden person, skal den bruges. Ikke altid kan et godt resultat kun opnås på egen hånd. Det er mere rentabelt at bruge tid på at lære en anden person en bestemt opgave én gang, end konstant at gøre det selv. Især hvis det ikke er inkluderet i kategorien af de vigtigste. Således kan den frigjorte tid bruges på vigtigere opgaver.
Automatisering af visse processer spiller en lige så vigtig rolle i processen med effektiv tidsstyring: automatisk sortering af e -mail -meddelelser, automatiske regelmæssige betalinger og så videre. Alt, der kan fungere uden din deltagelse, sparer ekstra tid.
Fuld hvile
Du skal planlægge ikke kun din arbejdstid, men også din hvile. Desuden anbefaler mange eksperter at starte fra dette tidspunkt for at begynde at udfylde din dagbog. Uden ordentlig hvile kan en person ikke arbejde produktivt, så denne del af succes må ikke glemmes.
Nogle mennesker, i et forsøg på at være i tid så meget som muligt, nægter bevidst sig selv alle fornøjelserne og forsøger at bruge hvert minut på forretninger. Som et resultat falder produktiviteten, fordi en træt person ikke kan koncentrere sig og træffe hurtige og kloge beslutninger.
Resten skal være fuldendt. Når du tilbringer tid med familie eller venner, skal du nyde kommunikation og ikke tænke over nye forretningsordninger eller en plan om at mødes med en partner i dit hoved. Og dette vil ikke hjælpe sagen, og det vil fremkalde utilfredshed hos nære mennesker. Sådan håndteres tid - se videoen:
Evnen til at styre din tid gør det muligt for en person at være succesrig og glad. Derfor vil det ikke være overflødigt at forstå denne kunst ikke kun for hovedet, men også for husmoren. I forskellige kilder kan du tælle et andet antal metoder, teknikker og regler for effektiv tidsstyring, men de koger alle sammen til de samme principper: kompetent planlægning og prioritering. Efter at have mestret det grundlæggende i denne videnskab, vil alle være i stand til at formulere deres egne regler for, hvordan man håndterer liv og tid.
